Tietosuojaseloste

Voimassa alkaen 2.11.2026, versio 1.10

1. Rekisterinpitäjä

Shifta Solutions Oy (jäljempänä "Shifta" tai "me")

Y-tunnus: 3613258-2

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: otayhteytta@shifta.fi

Verkkosivusto: shifta.fi

Tämä seloste koskee Shifta-sovellusta (iOS, Android ja app.shifta.fi) sekä verkkosivustoa shifta.fi.

2. Mitä tietoja käsittelemme

2.1 Tiedot, jotka annat itse

Sähköpostiosoite rekisteröitymistä ja kirjautumista varten.
Salasana, joka tallennetaan vain tiivisteenä. Jos kirjaudut Applella tai Googlella, saamme palvelulta sähköpostiosoitteesi ja tunnisteen, emme salasanaa. Applen kirjautumisessa sähköpostiosoite voi olla Applen välitysosoite.
Työsuhteen tiedot laskentaa varten: työehtosopimus, palkkaryhmä, pohjapalkka, palkka-asetukset ja työaikamuoto.
Vuorot, poissaolot ja palkkajaksot, jotka merkitset sovellukseen. Poissaoloihin voi kuulua sairauspoissaolo tai työtapaturmasta johtuva poissaolo. Tallennamme vain poissaolon tyypin ja ajan, emme sairauden syytä.
Palaute, jonka lähetät sovelluksesta: viesti, valitsemasi aihe, mahdolliset kuvakaappaukset ja tieto siitä, saammeko ottaa yhteyttä.
Vastaukset sovelluksen vapaaehtoisiin kysymyksiin, esimerkiksi käyttöönoton jälkeen.
Yhteydenottolomakkeen tiedot: nimi, sähköpostiosoite, aihe ja viesti.
Sähköpostilistan tilaus: sähköpostiosoite, valitsemasi työehtosopimus ja tehtäväryhmä tai kirjoittamasi työehtosopimuksen nimi, suostumuksen teksti ja ajankohta sekä sivu, jolta tilasit.

2.2 Tiedot, joita syntyy palvelua käytettäessä

IP-osoite ja tekniset tiedot, kuten selain, käyttöjärjestelmä, laitetyyppi ja sovelluksen versio.
Käyttöanalytiikka sovelluksessa (PostHog). Tapahtumat yhdistetään satunnaiseen laitetunnisteeseen, ei käyttäjätiliisi, nimeesi eikä sähköpostiisi. Voit kytkeä analytiikan pois sovelluksen asetuksista.
Käyttöönoton eteneminen, eli mihin vaiheeseen sovelluksen käyttöönotto on edennyt.
Virheilmoitukset (Sentry). Kun sovelluksessa tapahtuu virhe, lähetämme virheen tiedot, laite- ja versiotiedot sekä käyttäjätilisi tunnistenumeron. Sähköpostiosoitteet ja IP-osoitteet poistetaan ennen lähetystä.
Verkkosivuston kävijämittaus (PostHog ja Google Analytics) ja Metan pikseli shifta.fi:ssä suostumuksesi perusteella (ks. kohta 3.3 ja evästeseloste shifta.fi/evasteet).
Roskapostisuojaus (Cloudflare Turnstile) yhteydenottolomakkeessa ja sähköpostilistan tilauslomakkeissa. Se voi käsitellä IP-osoitteen ja laitetietoja sen varmistamiseksi, ettei lähettäjä ole automaatti.
Palkkasi maksutapa: minkä kuukauden palkassa pohjapalkka, lisät ja ylityöt maksetaan. Sovellus päättelee sen merkitsemistäsi palkkajaksoista, ja se tallennetaan salattuna.

2.3 Maksutiedot

Tilaukset ja maksut hoitaa maksunvälittäjä. Sovelluksessa maksu tehdään Apple App Storen tai Google Playn kautta. Verkossa tilausta hallinnoi RevenueCat ja korttimaksun välittää Stripe. Saamme tiedon tilauksen tilasta, emme maksukorttitietojasi.

3. Käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet

3.1 Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 artikla 1 kohta b)

Palvelun tarjoaminen ja käyttäjätilin hallinta.
Palkan ja lisien laskeminen merkitsemiesi vuorojen ja työsuhteen tietojen perusteella.
Palkkapäivän arvio: kuinka paljon palkkaa maksetaan minkäkin kuukauden palkkapäivänä.
Tilausten ja kokeilujakson hallinta.
Kirjautuminen ja käyttäjän tunnistaminen.
Ilmoitukset, jotka ajastat sovelluksessa, esimerkiksi muistutus palkkapäivästä tai kokeilun päättymisestä. Ilmoitukset ajastetaan puhelimessasi, emmekä kerää ilmoitustunnisteita.
Kalenteriin vienti ja kalenterista tuonti, jos otat ne käyttöön (ks. kohta 4).

3.2 Oikeutettu etu (GDPR 6 artikla 1 kohta f)

Palvelun kehittäminen, virheiden korjaaminen ja käytön analysointi.
Tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja roskapostisuojaus.
Palautteen käsittely ja tarvittaessa yhteydenotto palautteen antajaan.
Kertaluonteiset muistutusviestit sähköpostilla, jos käyttöönotto tai ensimmäinen vuorokirjaus jää kesken, kokeilu on päättymässä tai kokeilu on päättynyt etkä ole ottanut tilausta. Muistutukset voi estää sovelluksen asetuksista tai viestissä olevasta linkistä.
Käyttämättömien tilien poistaminen (ks. kohta 7).
Työehtosopimuskohtainen palkkatilasto. Kun palkkakuukausi on päättynyt, tallennamme kuukauden kokonaispalkan ja työehtosopimuksen tiliisi liitettynä. Muille käyttäjille näytetään vain useamman käyttäjän tiedoista koottuja lukuja, joista yksittäistä käyttäjää ei voi tunnistaa. Voit kytkeä osallistumisen pois sovelluksen asetuksista.
Tallennamme palkkasi maksutavan muodon tiliisi liitettynä: työehtosopimus, työaikamuoto, palkan osa ja se, maksetaanko osa samana vai seuraavana kuukautena, kuinka pitkältä jaksolta ja kuinka monta palkkapäivää kuukaudessa on. Emme tallenna päivämääriä, euromääriä, palkkalaskelman nimikkeitä emmekä työnantajaa. Käytämme aineistoa sovelluksen työehtosopimuskohtaisten oletusten korjaamiseen, emmekä näytä sitä muille käyttäjille. Keräys on päällä, kunnes kytket sen pois sovelluksen asetuksista, jolloin tallennettu aineistosi poistetaan.
Palkkanauhavertailun aineisto. Kun vertaat laskelmaa palkkanauhaan, tallennamme vertailuista tiedon siitä, missä kohdin laskenta eroaa palkkanauhasta, jotta virheet löytyvät ja korjaantuvat. Henkilötietosi, työnantajasi tai palkkanauhan tekstit eivät tallennu. Jos kirjoitat eron syyn omin sanoin, se tallentuu sellaisenaan. Keräys kytketään pois samasta asetuksesta kuin maksutapojen aineisto, jolloin tallennettu aineistosi poistetaan.

3.3 Suostumus (GDPR 6 artikla 1 kohta a)

Käytämme shifta.fi-verkkosivustolla PostHog-analytiikkaa ja Google Analyticsia kävijämittaukseen ja Google-mainonnan mittaamiseen sekä Metan pikseliä mainonnan kohdentamiseen ja mittaamiseen. Nämä ladataan vain, jos hyväksyt ne evästebannerilla. Voit perua suostumuksen milloin tahansa sivun alalaidan "Evästeasetukset"-linkistä.

Palkkanauhan ja työvuorolistan luenta tekoälyllä perustuu suostumukseesi, joka pyydetään sovelluksessa ennen ensimmäistä luentaa (ks. kohta 6).

Sähköpostilistan viestit, kuten muistutukset palkankorotuksista ja pyhien lisistä, perustuvat suostumukseesi. Saat niitä vasta, kun olet vahvistanut tilauksen sähköpostiisi lähetetystä linkistä. Voit perua tilauksen jokaisen viestin lopussa olevasta linkistä. Sähköpostilistan tilaus on erillinen sovelluksen käyttäjätilistä.

4. Kenelle tietoja luovutetaan

Käytämme palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti. Emme myy henkilötietoja.

Supabase: tietokanta, tiedostot (palautteen kuvakaappaukset) ja käyttäjätunnistus. Tiedot tallennetaan EU:n alueelle (Frankfurt, Saksa).
Cloudflare: verkkoinfrastruktuuri, sovelluksen ja verkkosivuston taustapalvelut sekä roskapostisuojaus (Turnstile).
Resend: kirjautumis-, tili- ja muistutusviestien, sähköpostilistan viestien ja yhteydenottojen lähettäminen sähköpostitse.
GitHub: sähköpostilistan ajastettujen lähetysten suorittaminen. Lähetyksen aikana käsitellään tilaajien sähköpostiosoitteita.
Apple ja Google: kirjautuminen, jos valitset Applen tai Googlen tilin, sekä sovelluksen maksut ja sovelluskaupat.
RevenueCat ja Stripe: tilausten hallinta ja verkkomaksujen välitys.
Expo: sovelluspäivitysten jakelu puhelimeen. Päivityksen latauksessa käsitellään IP-osoite ja laitetiedot.
Anthropic: palkkanauhan ja työvuorolistan luenta tekoälyllä, kun käytät luentaa, sekä tekoälyavusteiset työkalut kehitystyössä ja vianselvityksessä (ks. kohta 6).
PostHog (PostHog Cloud EU): käyttöanalytiikka sovelluksessa ja suostumuksella shifta.fi-sivustolla.
Sentry (EU-palvelin, Frankfurt): virheilmoitukset sovelluksesta.
Google (Google Analytics, Google Ireland Limited): kävijämittaus ja Google-mainonnan mittaus shifta.fi-sivustolla suostumuksella.
Meta Platforms Ireland Limited (Metan pikseli): mainonnan kohdentaminen ja mittaaminen shifta.fi-sivustolla suostumuksella.

Jos otat kalenteriin viennin käyttöön, vuorojesi päivämäärät ja kellonajat ovat haettavissa sinulle luodusta salaisesta osoitteesta. Ne näkevät ne, joille annat osoitteen, ja kalenteripalvelu, johon osoite lisätään. Voit vaihtaa osoitteen tai poistaa sen käytöstä milloin tahansa.

Jos tuot vuoroja kalenterista, haemme kalenterin kerran antamastasi osoitteesta. Osoitetta ja kalenterin merkintöjä ei tallenneta, vain tuomiesi vuorojen päivämäärät ja kellonajat.

5. Tietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Palvelun tiedot tallennetaan EU:n alueelle (Supabase, Frankfurt). Osa palveluntarjoajista, esimerkiksi Cloudflare, Resend, GitHub, Apple, Google, RevenueCat, Stripe, Expo, Anthropic ja Meta, voi käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Siirtojen suojakeinona käytetään EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja soveltuvin osin EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (Data Privacy Framework).

Voit estää tietojen siirtymisen mainonta- ja analytiikkapalveluille hylkäämällä ei-välttämättömät evästeet ja kytkemällä analytiikan pois sovelluksen asetuksista.

6. Tekoälyn käyttö

Shiftan palkkalaskenta perustuu sääntöpohjaiseen laskentamoottoriin, joka laskee palkan työehtosopimuksen sääntöjen mukaan. Palvelu ei käytä tekoälyä vuorojesi tai palkkasi laskemiseen.

Jos käytät palkkanauhan tai työvuorolistan luentaa, valitsemasi tiedosto lähetetään Anthropicille luettavaksi. Anthropic toimii käsittelijänämme, ja tiedosto käsitellään Yhdysvalloissa Euroopan komission vakiosopimuslausekkeiden perusteella. Anthropic ei käytä tiedostoa tekoälymallien kouluttamiseen. Shifta tallentaa tiedostosta luetut rivit, mutta ei itse tiedostoa. Shifta ei tallenna jäsenmaksua. Palkkalaskenta on edelleen sääntöpohjainen, eikä tekoäly laske palkkaasi.

Käytämme kehitystyössä tekoälyavusteisia työkaluja. Vianselvityksessä niillä voidaan käsitellä palvelun teknisiä tietoja, kuten virheilmoituksia ja käyttöanalytiikkaa, ja rajatusti myös tietokannan tietoja, esimerkiksi vuoroja. Salattuja palkkatietoja työkalut eivät pysty lukemaan. Työkalun tarjoaja (Anthropic) käsittelee tietoja sopimuksensa mukaisesti eikä käytä niitä tekoälymallien kouluttamiseen.

7. Tietojen säilytysaika

Käyttäjätili ja asetukset säilytetään niin kauan kuin tili on käytössä.
Käyttämättömät tilit poistetaan automaattisesti. Jos et aloita kokeilua, tili voidaan poistaa 7 vuorokauden kuluttua rekisteröitymisestä. Jos kokeilu päättyy etkä ota tilausta, tili ja sen tiedot voidaan poistaa 30 vuorokauden kuluttua kokeilun päättymisestä. Jos olet kirjannut vuoroja, tili ja sen tiedot voidaan poistaa 180 vuorokauden kuluttua kokeilun päättymisestä. Ilmoitamme poistosta sähköpostilla etukäteen, ja voit ladata tietosi ennen poistoa.
Vuorot, poissaolot ja palkkajaksot säilytetään viisi vuotta. Vanhimmat tiedot poistetaan kuukausi kerrallaan, esimerkiksi tammikuun 2025 tiedot helmikuun 2030 lopussa.
Maksutapojen aineisto säilytetään niin kauan kuin keräys on päällä ja tili on käytössä.
Palkkanauhavertailun aineisto säilytetään niin kauan kuin keräys on päällä ja tili on käytössä.
Kun poistat tilisi, tilin tiedot, palaute ja kuvakaappaukset poistetaan heti. Varmuuskopioista tiedot poistuvat viimeistään 30 päivän kuluessa.
Virheilmoitukset ja analytiikkatiedot säilytetään palveluntarjoajan säilytysajan mukaan.
Yhteydenottoviestit säilytetään enintään 12 kuukautta viimeisestä viestistä, ellei asian käsittely edellytä pidempää aikaa.
Sähköpostilistan tilaus säilytetään niin kauan kuin tilaus on voimassa. Vahvistamaton tilaus poistetaan seitsemän päivän kuluttua ja peruttu tilaus 30 päivän kuluttua peruutuksesta.
Maksu- ja kirjanpitotiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan, eli kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Maksunvälittäjät säilyttävät omat maksutietonsa omien käytäntöjensä mukaan.

8. Oikeutesi

Sinulla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

saada pääsy tietoihisi, eli pyytää kopio sinusta tallennetuista tiedoista,
pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua,
pyytää tietojesi poistamista,
pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa,
saada tietosi koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiseen palveluun,
vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun,
perua antamasi suostumus milloin tahansa.

Voit tehdä osan näistä itse sovelluksessa: lataa tietosi, poista tili, kytke analytiikka pois ja estä muistutusviestit asetuksista. Tilin voi poistaa myös osoitteessa shifta.fi/poista-tili. Muut pyynnöt voit lähettää osoitteeseen otayhteytta@shifta.fi. Vastaamme viimeistään 30 päivän kuluessa.

9. Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuoja-asetusta, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki. Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki. Puhelin 029 566 6700. Verkkosivusto tietosuoja.fi.

10. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja teknisin ja organisatorisin keinoin:

tietoliikenne salataan (TLS/HTTPS),
salasanat tallennetaan vain tiivisteenä,
palkkatiedot, kuten pohjapalkka ja palkka-asetukset, tallennetaan tietokantaan salattuina käyttäjäkohtaisella avaimella (AES-256),
jokainen käyttäjä pääsee tietokannassa käsiksi vain omiin tietoihinsa, ja tämä tarkistetaan automaattisesti jokaisen muutoksen yhteydessä,
ylläpidon käyttöoikeudet on rajattu,
tietoturvaa arvioidaan säännöllisesti.

Puhelinsovellus tallentaa viimeksi haetut vuoro- ja palkkatietosi salattuina (AES-256) puhelimeesi, jotta näet ne myös ilman verkkoyhteyttä. Avain, jolla tiedot salataan, säilytetään puhelimen suojatussa avainsäilössä, eikä se siirry varmuuskopioihin. Tiedot poistuvat puhelimesta, kun kirjaudut ulos tai poistat tilisi.

11. Muutokset tähän selosteeseen

Päivitämme selostetta palvelun muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitamme sovelluksessa tai sähköpostilla. Ajantasainen versio on aina osoitteessa shifta.fi/tietosuoja. Evästeistä kerrotaan tarkemmin evästeselosteessa shifta.fi/evasteet.